クラウド版グループウェアサービス『Office 365』について

クラウド版グループウェアサービス『Office 365』を導入する企業が増えてきています。クラウド版といっても国内データセンターから提供しているので、クラウドに抵抗のある企業も安心して利用できるはず。Office 365の基本的な機能は5つあります。「Microsoft Office」「Lync Online」「Exchange Online」「SharePoint Online」「Yammer」です。ワードやエクセル、パワーポイントなどオフィス業務に必要なソフトウェアにクラウド共有やSNS連携、モバイルワーク対応といったツールを足した統合業務ツールなのですね。まさに業務ツールの「オールインワン」といった感じ。また企業向けに提供されている『Office 365 Business/ProPlus』は、常に最新のMicrosoft  Officeが利用できます。買い替えしなくてもいいということですね。ファイルを保存する場所は、すべてオンラインストレージの『OneDrive for Business』に集約されるそう。こうすることで社員の誰もが常に新しいファイルを参照することができるというわけです。クラウド活用は業務に欠かせないものになりつつありますね。

在米日系企業のBYOD事情

日本ではBYOD(私物デバイスを業務に使用すること)を導入している企業は少ないと思いますが、アメリカではなんと65パーセント以上のビジネスマンが私物のスマートフォン等を業務利用しているそう。在米日系企業でも約半数近くの企業でBYODが導入されているということが調査で分かりました。理由は日本人スタッフにはスマートフォンを会社支給にするのに、現地スタッフにはBYODを認めているから。セキュリティ面は大丈夫なのでしょうか。昨今のサイバー攻撃は年々巧妙化してきており、ウイルス対策ソフトウェアやファイアウォールを導入するだけでは間に合いません。不正侵入検知システムや不正侵入予防システムなども組み合わせたセキュリティ対策が有効なのです。在米日系企業の中でセキュリティ対策を組み合わせて導入している企業は10パーセントもないそうです。IBMは、そうした課題を解決すべくモバイル管理ソリューション『MaaS360』を提供しています。私物のスマートフォンをきめ細かく管理できたら、日本でのBYOD意識も変わるかもしれませんね。

スマートフォンを導入している株式会社カネカ

発泡樹脂からエレクトロニクスまで扱い、国内大手の総合化学メーカーである株式会社カネカは、通信費削減のためにスマートフォンを導入しているそう。カネカといえばコエンザイムQ10を製造している企業としても有名ですよね。同社はアメリカや中国、マレーシアなど多くの国に拠点を持っているそう。導入以前の同社は、携帯電話の通信料が悩みの種でした。海外拠点が多数ある為に携帯電話から国際電話をかけっぱなしにして仕事をせざるをえないというケースが度々…おかげで通信費が月額百万円以上になる社員もいたのだとか。携帯電話からの国際電話はちょっとの時間でも高そうですよね。外出する時に携帯電話と3G通信カードの2つを持ち歩いていた社員は、それをスマートフォン1台に置き換えることになりました。これだけで通信費の大幅コストダウンになります。またスマートフォンをFMCシステムに組み込むことで内線電話として使えるようにしました。これで社内はもちろんのこと、外出時も通信費がかかりません。スマートフォンはコスト削減に大きな貢献を果たしているのですね。

見える化の機能とともに勝ちパターンも

SFAやCRMシステムを導入することによって多くのメリットが出るとされていますが、その中の一つとして見える化の機能もありますよね。これは、営業、商談のプロセスや進捗状況を見える化することによって、マネージャーとなる人、あるいは関係者がそれらを見ることで見込みの把握、場合によっては軌道修正などの判断もすぐに行うことが可能になります。これまでは、商談の途中で上司に報告書を書いて提出、それを見た上司は自分で判断またはさらに上の上司に報告、そして判断を仰ぐ、その後商談を行っている社員に指示、という面倒で時間のかかるプロセスを踏んでいたものが、見える化によって報告の必要がなく、判断も即座にもらうことができるわけです。また、経営陣は勝ちパターンというものも情報の分析から知ることができるので、市場に合った判断を下すこともできるようになります。営業支援ツールをサービスしている会社の中でも、この勝ちパターンをしっかり分析してくれる会社を探すことも重要な鍵となりそうですね。

福祉共済協同組合の事例

ある福祉共済協同組合が営業支援ツールを導入した際、そして導入したあとの効果などについて書かれたものがありました。こちら、NICE営業物語というツールを利用しているそうですが、このツールを選んだ理由としては、初期にかかる費用が手ごろだったこと、他の会社のサービスと比べ初めての導入でも使いやすい設計であったこと、そして導入の際の労力も小さいと判断されたこと、この3つが挙げられていました。この組合ではタブレット端末を使っての導入ということで、手書きの日報をタブレットに移行したことで情報集約が迅速に行われ、問題があればすぐに見つけそれに対応することができるようになったそうです。また、営業のスタッフがいなくてもツールを確認すればそれまでの過程をすぐに確認、状況把握もしやすくなり、トラブルに発展する前に解決できたことが大きな効果だったと言われています。ただ、初心者でも使いやすいツールといってもやはり使い始めて日が浅いと運用、管理には気を使うそうです。新しい技術やツールって、使いことなせるということも大切のようですね。